Засади використання автоматизованої системи документообігу Московського районного суду м. Харкова 27.12.2022

Додаток до рішення зборів суддів
Московського районного суду м. Харкова
від 27.12.2022

Затверджено
зборами суддів
Московського районного суду м. Харкова
від 27.12.2022

Засади використання автоматизованої системи документообігу
Московського районного суду м. Харкова

1. Загальні положення
1.1 Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 (далі – Положення), Інструкцією з діловодства у місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (далі – Інструкція), відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
2.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
2.2 Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.3 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.
2.4 Використання електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.
2.5 Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.6 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

3. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
3.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
3.2 На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.
3.3 Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.
3.4 Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
3.5 Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).
3.6 Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
3.7 Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
3.8 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

4. Розподіл судових справ між суддями
4.1 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.
4.2 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
4.3 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.
4.4 Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії, проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.
4.5 У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тривала тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи, відпустка по догляду за дитиною до досягнення трьох років, відсторонення від здійснення правосуддя), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматичного розподілу на підставі розпорядження керівника апарату.
4.6 У разі надходження до суду клопотання прокурора про зміну запобіжного заходу, пов’язаного з виконанням домовленостей між Україною та Російською Федерацією щодо одночасного звільнення осіб, які підозрюються (обвинувачуються) у вчиненні злочинів або засуджені і кримінальні провадження стосовно яких перебувають в провадженні органу досудового розслідування та в суді, на військовополонених українських військовослужбовців та заручників, які утримуються на тимчасово окупованих територіях Донецької і Луганської областей під час тимчасової неможливості здійснювати головуючим суддею (суддею, який входить до складу колегії, колегією суддів) правосуддя (відпустка, лікарняний, нарадча кімната, відрядження, навчання судді, тощо) і обґрунтованої неможливості розгляду вказаного клопотання у розумні строки, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника судді здійснюється заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії на підставі розпорядження керівника апарату суду або повторний автоматичний розподіл кримінального провадження на підставі розпорядження керівника апарату суду.
4.7 Не розподіляються на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті, справи, що підлягають негайному вирішенню або вирішенню протягом 24 годин, зокрема:
- клопотання про проведення обшуку;
- скарги щодо захисту прав людини – ст. 206 КПК України;
- заяви про забезпечення позову, поданої до надходження позовної заяви;
- подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України;
- подання про примусове проникнення до житла.
- заяви представників психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку.
- заяви в порядку окремого провадження про встановлення факту народження (смерті), що розглядаються в порядку, передбаченому ст. 317 ЦПК України.
- справи, пов’язані із виборчим процесом.
4.8 Відповідальний за кадрову роботу суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін невідкладно заносить дані щодо відсутності судді на роботі.
4.9 Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо перебування судді в нарадчій кімнаті триває більше 48 годин.
4.10 Під час виборчого процесу інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо перебування судді в нарадчій кімнаті триває більше 2 годин.
4.11 Справи з індексом «1-кс» автоматично розподіляються за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» серед слідчих суддів (крім справ щодо вирішення питання про відвід слідчому судді або судді, який здійснює кримінальне провадження одноособово, які розглядаються іншим суддею, визначеним автоматично з числа всіх працюючих суддів).
4.12 У разі повернення справи з індексом 1-кс після скасування апеляційним судом ухвал про повернення скарги (заяви, клопотання), відмову у відкритті провадження, відмову у задоволенні скарги (заяви, клопотання) без вирішення її (їх) по суті, така справа розподіляється зі збереженням єдиного унікального номеру справи у раніше визначений склад суду.
4.13 Прийом та реєстрація справ з індексом «1-кс» від правоохоронних органів (крім справ щодо обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою) проводиться в робочі дні: з понеділка по четвер до 17 год. 45 хв., в п'ятницю до 16 год. 30 хв. Подання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою щодо осіб, затриманих в порядку ст. 208 КПК України, приймаються та реєструються цілодобово, включаючи вихідні, святкові та неробочі дні.
4.14 Автоматичний розподіл справ з індексом «1-кс» у вихідні та святкові дні здійснюється відповідно графіку чергувань слідчих суддів, який затверджений наказом голови суду;
4.15 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються:
- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- судові справи про перегляд заочного рішення;
- судові справи про перегляд рішення суду за нововиявленими обставинами; заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами (в порядку КПК України) розподіляти протоколом неавтоматичного розподілу у той самий склад суду, який ухвалив рішення, що переглядається. Якщо такий склад суду сформувати неможливо, суддя або колегія суддів для розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами визначається автоматично в порядку ч. 3 ст. 35 КПК України;
- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 (за виключенням випадків, коли питання про заміну сторони виконавчого провадження виникає під час виконання рішення, ухваленого іншим судом, чи коли з матеріалів подання не можливо встановити, яким судом прийнято рішення. В таких випадках справа підлягає автоматизованому розподілу на загальних підставах) Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
- клопотання, передбачені статтями 368-373, 378 ЦПК України про вирішення питань, які виникають в межах зведених виконавчих проваджень, передаються на розгляд судді, який ухвалював останнє за часом судове рішення.
- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом (із присвоєнням номеру провадження з індексом «1-в» - у випадку, коли вирок набрав законної сили та без присвоєння номеру провадження із індексом «1-в» - у випадках, коли вирок суду не набрав законної сили);
- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- кримінальні справи та провадження - після відновлення провадження (у випадках, передбачених ст. 515 КПК України, ст. 423 КПК України (1960 р.);
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову, доказів;
- клопотання про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною.
4.16 Обвинувальні акти, направлені в порядку ст. 334 КПК України (для вирішення питання про об’єднання) стосовно особи, щодо якої вже здійснюється провадження в суді, у разі, якщо новий обвинувальний акт передбачає розгляд у складі колегії з трьох суддів, а в суді провадження здійснюється складом суду з одного судді, передаються на розгляд питання про об’єднання раніше визначеному головуючому судді з автоматизованим розподілом двох суддів – учасників колегії. У випадку тимчасової неможливості здійснювати головуючим суддею правосуддя (перебування у відпустці, тимчасова непрацездатність, перебування на навчанні, семінарі або у відрядженні, тощо), на підставі доповідної записки секретаря судових засідань або помічника судді, за розпорядженням керівника апарату проводиться повторний автоматизований розподіл справи.
4.17 У разі, якщо після проведення процедури поєднання вказаних справ, з яких одна розглядається у складі одного судді, а інша у складі колегії суддів, програмою КП «Д-3» визначається склад суду з одного головуючого судді, судді – учасники колегії визначаються протоколом розподілу (неавтоматично) у раніше визначеному складі суду.
4.18 У разі, якщо при застосуванні типу поєднання «Розгляд питання про об’єднання (спільного розгляду)», який передбачає той самий склад суду за обвинувальним актом, направленим в порядку ст. 334 КПК України, розподіл не відбувається через неможливість судді (складу суду) з основної справи брати участь у розгляді поточної справи, визначити склад суду (суддю, головуючого суддю) протоколом розподілу (неавтоматично) у раніше визначеному складі суду.
4.19 При реєстрації ОСК на виділене кримінальне провадження застосовувати тип поєднання «виділене в окреме провадження» одноособовому складу суду.
4.20 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, коли згідно Положення та цих Засад відповідні матеріали передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу), такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.
4.21 Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
4.22 Справи з індексами «6» та «6-а» передаються на розгляд судді, який ухвалював судове рішення (в провадженні якого перебуває справа). У разі переведення судді, який ухвалював рішення, до іншого суду, припинення повноважень, а також у разі, коли поставлене питання виникло під час виконання рішення, ухваленого іншим судом, проводиться автоматизований розподіл вказаних судових справ за допомогою КП «Д-3».
У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, тривале відрядження, мобілізація, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводиться автоматизований розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3» зі збереженням єдиного унікального номеру за типом поєднання «у порядку виконання» з подальшим роз’єднанням ОСК (6 та 6-а) від основної ОСК на цивільну чи адміністративну справу.
Правило абзацу 3 п. 4.22 Засад застосовується при розподілі судових справ в цивільному та адміністративному судочинстві за типом поєднання «у порядку виконання», «інші процесуальні питання», а також з індексами «2-п», «8», «2-з», «2-в», «2-ві» та «8-а», «2-аз», «2-ав», «2-аві».
4.23 Справи з індексом «1-в» передаються на розгляд судді, який ухвалював судове рішення.
У разі переведення судді, який ухвалював рішення, до іншого суду, припинення повноважень, а також у разі, коли поставлене питання виникло під час виконання рішення, ухваленого іншим судом, проводиться автоматизований розподіл вказаних судових справ за допомогою КП «Д-3».
У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, тривале відрядження, мобілізація, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводиться автоматизований розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3» зі збереженням єдиного унікального номеру за типом поєднання «у порядку виконання» з подальшим роз’єднанням ОСК (1-В) від основної ОСК на кримінальне провадження.
Справи з індексом «1-в», які стосуються питання продовження адміністративного нагляду, не розподіляються раніше визначеному судді, у разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, мобілізація, тощо). У такому випадку проводиться автоматизований розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3» зі збереженням єдиного унікального номеру за типом поєднання «у порядку виконання» з подальшим роз’єднанням ОСК (1-В) від основної ОСК на кримінальне провадження. У випадку вже проведеного авторозподілу, на підставі доповідної записки секретаря судових засідань або помічника судді, за розпорядженням керівника апарату проводиться повторний авторозподіл справи.
Правило абзацу 3 п.4.23 Засад застосовується при розподілі судових справ в кримінальному судочинстві за типом поєднання «у порядку виконання».
4.24 Судові справи з індексами «1-кп», «1-кд», «1-о», «2-с»,»1-м», «2», «2-а», «2-д», «2-ад», «2-н», 2-о», «3», «2-к», «3-в» (за виключенням випадків, коли поставлене питання виникло під час виконання рішення, ухваленого суддею Московського районного суду м. Харкова, який продовжує відправляти правосуддя), «4-с», «8» та «8-а» (за заявами про перегляд судових рішень за виключними обставинами) автоматично розподіляються за допомогою КП «Д-3».
4.25 У випадку приводу до суду підозрюваної особи, затриманої на виконання ухвали слідчого судді про привід з метою розгляду клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, на момент тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, тощо) строком, що перевищує 72 години з моменту фактичного затримання підозрюваної особи, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника судді на підставі розпорядження керівника апарату, здійснюється повторний авторозподіл судової справи з індексом «1-кс».
4.26 У випадку, коли судова справа, яка має бути розглянута судом протягом 24 годин, з поважних причин в зазначений термін не розглянута, а розгляд справи раніше визначеним суддею наступного дня не можливий (відпустка, лікарняний, нарадча кімната, відрядження, навчання судді, тощо), за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника відповідного судді на підставі розпорядження керівника апарату, здійснюється повторний авторозподіл такої судової справи.
4.27 У випадку, якщо під час виборчого процесу судова справа з індексом «2-а», «2-ар», «2-аз», строки розгляду якої визначені ст. ст. 273 ч.5, 274 КАСУ, у встановлений законом строк не може бути розглянута з поважних причин (перебування судді в нарадчій, тощо), за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника відповідного судді на підставі розпорядження керівника апарату, здійснюється повторний авторозподіл такої судової справи.
4.28 Справи з індексами «2-аз», «2-з», «2-азз», «2-зз», передаються на розгляд судді, який розглядає відповідну судову справу. У разі, якщо провадження в справі не відкрито або справа відсутня в суді, а також у разі переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду тощо) суддею, який ухвалював судове рішення, проводиться автоматичний розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3».
4.29 Заяви про забезпечення позову (доказів), подані як додаток до позовної заяви (поданої в порядку ЦПК України, КАС України), підлягають реєстрації вхідною кореспонденцією з подальшим заведенням статистичної картки «2-з», «2-аз» та передачею на розгляд судді, який розглядає відповідну судову справу.
4.30 Заяви про зустрічне забезпечення після реєстрації на вхідній кореспонденції, передаються головуючому судді, який розглянув заяву про забезпечення позову, подану до подання позову або головуючому судді, який розглядає позовну заяву (у разі забезпечення позову, поданого разом із позовом або після подачі позову до суду).
4.31 Цивільні і адміністративні справи, в яких скасовано ухвали про залишення позову без розгляду, про відмову в відкритті провадження у справі, про повернення позовної заяви, про забезпечення позову та інші ухвали, що не перешкоджають повторній участі судді в розгляді справи, після їх надходження з суду апеляційної інстанції передаються суддям, яким вони були розподілені до ухвалення відповідного судового рішення.
4.32 Матеріали кримінальних проваджень, які повертались прокурору на підставі п. 3 ч. 3 ст. 314 КПК України, після їх повторного надходження до суду передаються на розгляд раніше визначеному судді.
4.33 У разі переведення судді, який ухвалював рішення, до іншого суду, припинення повноважень, проводиться автоматизований розподіл судових справ, зазначених в. п.п. 4.31, 4.32 Засад за допомогою КП «Д-3».
У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, тривале відрядження, мобілізація, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводиться автоматизований розподіл судових справ зазначених в. п.п. 4.31, 4.32 Засад за допомогою КП «Д-3» зі збереженням єдиного унікального номеру за типом поєднання «для продовження розгляду» з подальшим роз’єднанням ОСК.
4.34 Матеріали кримінальних проваджень, в яких ухвала суду про повернення обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру, винесена на підставі п. 3 ч. 3 ст. 314 КПК України, була скасована судом апеляційної інстанції, після повернення з суду апеляційної інстанції підлягають автоматизованому розподілу за допомогою КП «Д-3» іншому складу суду зі збереженням єдиного унікального номеру.
4.35 Матеріали кримінальних проваджень, які в порядку, передбаченому п.4 ч.3 ст. 314 КПК України, направлялись до суду апеляційної інстанції та повернуті до суду першої інстанції для подальшого розгляду, передаються на розгляд раніше визначеному судді.
У разі переведення судді, який ухвалював рішення, до іншого суду, припинення повноважень, проводиться автоматизований розподіл вказаних судових справ за допомогою КП «Д-3».
У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, тривале відрядження, мобілізація, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводиться автоматизований розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3» зі збереженням єдиного унікального номеру за типом поєднання «для продовження розгляду» з подальшим роз’єднанням ОСК.
4.36 Справи про адміністративні правопорушення, в яких протоколи про адміністративні правопорушення були повернуті відповідному правоохоронному органу для належного оформлення, після повторного надходження до суду підлягають автоматизованому розподілу лише у випадках:
- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки раніше визначеного судді, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;
- за три робочих дні до початку відпустки раніше визначеного судді, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки раніше визначеного судді;
- за один робочий день до відрядження раніше визначеного судді (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності раніше визначеного судді;
- за один робочий день до направлення раніше визначеного судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування раніше визначеного судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення раніше визначеного судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
- в інших передбачених законом випадках, коли раніше визначений суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
4.37 В інших випадках справи про адміністративні правопорушення, після надходження їх до суду від правоохоронних органів після дооформлення, передаються на розгляд раніше визначеному судді протоколом розподілу (неавтоматично).
4.38 У разі переведення судді, який ухвалював рішення про повернення відповідному правоохоронному органу для належного оформлення справи про адміністративне правопорушення, до іншого суду, припинення повноважень, проводиться автоматизований розподіл вказаних судових справ за допомогою КП «Д-3».
У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, тривале відрядження, мобілізація, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводиться автоматизований розподіл справ за допомогою КП «Д-3» зі збереженням єдиного унікального номеру за типом поєднання «у порядку виконання» з подальшим роз’єднанням ОСК (3-В) від основної ОСК на справу про адміністративне правопорушення.
4.39 У випадку тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), за умови надходження відповідної заяви від сторін (представників сторін) у цивільних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення - про проведення повторного авторозподілу справи, за розпорядженням керівника апарату суду проводиться повторний авторозподіл справи.
4.40 У випадку прийняття рішення органом Вищої ради правосуддя про відсторонення судді від здійснення правосуддя у цивільних та адміністративних справах, матеріалах щодо виконання судових доручень іноземних судів в порядку ЦПК України та КАС України за розпорядженням керівника апарату суду проводиться повторний авторозподіл справ після закінчення строків, передбачених ч. 7 ст. 33 ЦПК України та ч. 9 ст. 31 КАС України
4.41 При цьому, знов визначеному судді передаються і матеріали з індексом «2-з», «2-зз», «2-аз», «2-азз», «2-во», «2-р», «2-др», «2-і», шляхом здійснення протоколом неавтоматичного розподілу справи, які мають бути розглянуті в межах відповідної цивільної, адміністративної справи.
4.42 У випадку прийняття рішення органом Вищої ради правосуддя про відсторонення судді від здійснення правосуддя у кримінальних справах, поданнях, заявах тощо в порядку КПК України, справах про адміністративні правопорушення, клопотаннях, матеріалах щодо виконання судових доручень іноземних судів в порядку КПК України та заявах, поданих в порядку КУпАП, за розпорядженням керівника апарату суду проводиться повторний авторозподіл справ після оприлюднення рішення про відсторонення судді від здійснення правосуддя.
4.43 У випадку тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), кримінальні справи та провадження, за якими стосовно обвинувачених обрано запобіжні заходи (у вигляді тримання під вартою, домашнього арешту), термін дії яких спливає під час відсутності судді, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника відповідного судді, за розпорядженням керівника апарату суду здійснюється повторний авторозподіл справи.
4.44 У випадку тимчасової неможливості здійснювати правосуддя в зв'язку із тимчасовою непрацездатністю судді через перебування на стаціонарному лікуванні, кримінальні справи та провадження, за якими стосовно обвинувачених обрано запобіжні заходи (у вигляді тримання під вартою), термін дії яких спливає під час відсутності судді, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника відповідного судді, за розпорядженням керівника апарату суду здійснюється повторний авторозподіл справи.
4.45 У випадку тимчасової неможливості здійснювати правосуддя в зв'язку із відпусткою, тимчасовою непрацездатністю судді, перебуванням у нарадчій кімнаті, кримінальні справи та провадження, за якими стосовно обвинувачених обрано запобіжні заходи у вигляді тримання під вартою, термін дії яких спливає під час відсутності судді, та які передані на розгляд судді в порядку, передбаченому ч.2,3 ст. 34, ч.2 ст. 334 КПК України, - без автоматизованого розподілу, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника відповідного судді, за розпорядженням керівника апарату суду здійснюється повторний авторозподіл справи.
4.46 У випадку тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), за умови надходження відповідної заяви від учасників відповідного кримінального провадження - про проведення повторного авторозподілу справи, за розпорядженням керівника апарату суду проводиться повторний авторозподіл справи.
4.47 На виконання вимог абз. 5 п. 20-5 Перехідних положень КПК України, у разі неможливості розгляду клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою головуючим при колегіальному розгляді справи (за його відсутності), таке клопотання розглядається іншим суддею зі складу колегії суддів, в порядку черговості, що зафіксований у протоколі автоматичного розподілу (суддів - членів колегії).
4.48 У цивільних, кримінальних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення, за якими судом призначені експертизи та матеріали справ направлені до відповідних установ для проведення експертизи, у випадку закінчення повноважень головуючого судді, тривалого відрядження, мобілізації, до повернення матеріалів справ до суду, за доповідною запискою секретаря судового засідання або помічника відповідного судді, копії ухвали суду про призначення експертизи (та за наявності справазамінника) на підставі відповідного розпорядження керівника апарату здійснюється перерозподіл ОСК відповідної справи. Після повернення матеріалів відповідних справ до суду, вони передаються на розгляд визначеному в ОСК складу суду.
4.49 У разі припинення повноважень слідчого судді або судді, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, справи з індексом «1-кс» (клопотання слідчих, скарг, заяв під час досудового розслідування) та кримінальні провадження щодо неповнолітніх на підставі розпорядження керівника апарату суду підлягають повторному автоматизованому розподілу відповідно до спеціалізації суддів з дня прийняття рішення зборами суддів або із дати припинення повноважень, вказаної у рішенні зборів суддів.
4.50 У разі винесення головою суду розпорядження про припинення виконання обов’язків присяжного у Московському районному суді м. Харкова, головуючий у відповідній справі супровідним листом передає справу до канцелярії суду для автоматичного визначення іншого присяжного.
4.51 Адміністративні справи з індексами «2-а», «2-ар» «2-аз», які пов’язані із виборчим процесом, не розподіляються на суддів, які на час реєстрації та авторозподілу таких справ перебувають у нарадчій кімнаті. Під час виборчого процесу відповідна інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті вноситься відповідальною особою до табелю обліку використання робочого часу у автоматизовану систему документообігу суду «Д-3» на підставі доповідної секретаря судових засідань або помічника відповідного судді. В такій доповідній повинно бути зазначено конкретний час видалення судді до нарадчої кімнати та орієнтовний час виходу судді з нарадчої кімнати.
4.52 Самовідводи вирішуються в порядку, передбаченому відповідним процесуальним законодавством.
4.53 При надходженні до суду заяви про відвід судді (складу суду) у всіх категоріях справ: цивільні, адміністративні, кримінальні, адміністративні правопорушення, вказана заява передається судді (складу суду), якому заявлений відвід без присвоєння єдиного унікального номеру та номеру провадження. У разі, якщо головуючий суддя (слідчий суддя, колегія суддів), якому заявлений відвід, не залишить її без розгляду і не визнає зловживанням правом, така заява передається відповідній канцелярії суду, де на неї заводиться ОСК з подальшим автоматизованим розподілом на іншого суддю (склад суду).
4.54 У випадку, коли після задоволення відводів (самовідводів) або за наявності підстав, визначених у статті 37 ЦПК України, неможливо утворити новий склад суду для розгляду справи, та/або у випадку неможливості призначення присяжних для розгляду справ окремого провадження, на підставі доповідної записки відповідного судді, видається розпорядження голови суду про передачу справи до суду, що найбільш територіально наближений до цього суду, яке вноситься до автоматизованої системи документообігу суду (до статкартки на відповідну справу). У випадку, якщо така справа надійшла в провадження голови суду (виконуючого обов'язки голови суду, тимчасово виконуючого обов'язки голови суду), розпорядження про направлення справи до іншого суду, видається без складання доповідної записки.
4.55 У цивільних справах відповідно до частини 3 статті 40 ЦПК України та адміністративних справах відповідно до частини 4 статті 40 КАС України про порядок вирішення заявленого відводу та самовідводу , якщо суд доходить висновку про необґрунтованість заявленого відводу, він вирішує питання про зупинення провадження у справі. У такому випадку вирішення питання про відвід судді здійснюється суддею, який не входить до складу суду, що розглядає справу, і визначається у порядку, встановленому частиною 1 статті 33 ЦПК України та встановленому частиною 1 статті 31 КАС України. У такому разі заява про відвід передається до відповідної канцелярії суду, де на неї заводиться окрема статистична картка з індексом «2-ві», «2-аві» відповідно, відповідальною особою здійснюється виключення судді у розділі статкартки «судді», для недопустимості повторної участі цього судді в розгляді заяви про відвід.
4.56 У разі помилкового присвоєння уповноваженими працівниками апарату суду індексу категорії справи, що розподілена конкретному судді, здійснюється зміна неналежного індексу на належний без перерозподілу судової справи.
4.57 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, в тому числі справи, що підлягають невідкладному розгляду, або розгляду впродовж 24-48 годин, та мають відповідну позначку в полі параметра «Невідкладні справи» в Д-3 (клопотання про проведення обшуку; скарги щодо захисту прав людини – ст. 206 КПК України; заяви про забезпечення позову, поданої до надходження позовної заяви; подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України; подання про примусове проникнення до житла; заяви представників психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку; заяви в порядку окремого провадження про встановлення факту народження (смерті), що розглядаються в порядку, передбаченому ст. 317 ЦПК України), що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
- в інших передбачених законом випадках, коли суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
4.58 Справи, пов’язані із виборчим процесом не розподіляються щодо конкретного судді - за один робочий день до початку його відпустки, незалежно від її тривалості.
4.59 Дні, в які щодо конкретного судді не розподіляються судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
4.60 Визначення присяжних здійснюється відповідно до п.п. 2.5.1.-2.5.6. Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
4.61 У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою присяжного, що бере участь у розгляді цивільних справ, здійснюється автоматичне визначення іншого присяжного, відповідно до ухвали судді (суду).
4.62 У разі якщо, справа (цивільна, кримінальна, адміністративна, про адміністративні правопорушення), яка направлена за підсудністю до іншого суду, повертається до суду без ухвали відповідного суду та її неможливо зареєструвати на основі поточної статистичної картки, - створюється нова статистична картка справи, до якої вноситься раніше створений єдиний унікальний номер вказаної справи, а справа розподіляється шляхом автоматичного розподілу.

5. Коефіцієнти складності судових справ
5.1 При реєстрації судових справ (проваджень) та матеріалів встановлюються коефіцієнти складності судових справ, затверджені рішенням зборів суддів №1 від 12.02.2019.

6. Коефіцієнт адміністративних посад
6.1 В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади, встановлюються коефіцієнти адмінпосад. Питання про встановлення коефіцієнтів вирішується зборами суддів.

7. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ
7.1 В суді, відповідно до ч. 5 ст. 21 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.
7.2 Слідчі судді у Московському районному суді м. Харкова обираються зборами суддів строком на один рік.
7.3 На слідчих суддів не розподіляються матеріали кримінальних проваджень, що надійшли до суду з обвинувальним актом, клопотанням про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру, клопотанням про звільнення від кримінальної відповідальності.
7.4 В суді відповідно до кримінально-процесуального законодавства діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх.
7.5 Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх у Московському районному суді м. Харкова, обираються зборами суддів строком на один рік.
7.6 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

8. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили
8.1 У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
8.2 Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою апарату суду відповідно до її функціональних обов’язків.
8.3 У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

9. Надання інформації про стан розгляду судових справ
9.1 На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
9.2 Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника.
9.3 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
9.4 Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
9.5 На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
- список судових справ, призначених до розгляду;
- список апеляційних скарг;
- список автоматично розподілених судових справ;
- інформація щодо стадій розгляду судових справ.
9.6 Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

10. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах
10.1 Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді, створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
10.2 Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

11. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ
11.1 Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
11.2 Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

12. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.
12.1 В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів (такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення), розподіл справ здійснюється старшим секретарем суду (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. При цьому, при прийнятті позовних заяв та матеріалів канцелярією суду (старшим секретарем або особою, що її заміняє) на поданих документах зазначається час здачі їх до канцелярії суду.
12.2 У разі настання вищевказаних обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання щодо застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться працівником суду, визначеним розпорядженням керівника апарату, між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. При цьому, при прийнятті позовних заяв та матеріалів канцелярією суду (старшим секретарем, або особою, що її заміняє) на поданих документах зазначається час здачі їх до канцелярії суду.

Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження Зборами судів Московського районного суду м. Харкова.